Procedura Whistleblowing – Webravo S.r.l.

Canali di Segnalazione

Webravo S.r.l. ha attivato canali dedicati per segnalare comportamenti illeciti o scorretti che possano danneggiare l'interesse pubblico o l'integrità dell'azienda. Questi strumenti assicurano l'efficacia della segnalazione e la riservatezza dell'identità del segnalante, in conformità alla normativa sulla privacy.

L'azienda vieta ogni forma di ritorsione o discriminazione verso chi segnala. Le segnalazioni devono essere inviate tramite la piattaforma on line; la piattaforma è gestita da un terzo indipendente e le segnalazioni perverranno all’Organismo di Vigilanza. Le modalità di funzionamento della piattaforma per le segnalazioni sono reperibili al seguente link.

1. OGGETTO

1.1. In attuazione della Legge 179/2017 e del D.Lgs. 24/2023, Webravo S.r.l. adotta la presente procedura per disciplinare l'invio e la gestione delle segnalazioni. Essa vieta le ritorsioni contro i segnalanti e prevede sanzioni per chi viola le tutele o segnala in malafede.

1.2. La procedura regola:

le modalità di segnalazione e la gestione delle stesse, indicando anche le tutele previste.
il ruolo del soggetto incaricato di ricevere e verificare le segnalazioni, con l'obiettivo di adottare azioni correttive o disciplinari quando necessario.

2. DEFINIZIONI

- Segnalazione: comunicazione riguardante possibili violazioni inviata come previsto dalla procedura.

- Segnalante: persona fisica che effettua la segnalazione nel contesto lavorativo.

- Violazioni: atti o omissioni lesivi dell'interesse pubblico o dell'integrità dell'azienda, in contrasto con leggi o policy aziendali.

- Destinatari: dipendenti, collaboratori, membri degli organi sociali e soci/azionisti della Società. Clienti, fornitori, consulenti, collaboratori e soci della Società

- Gestore: il soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni é l'Organismo di Vigilanza ai sensi del D.lgs. 231/2001.

3. LA SEGNALAZIONE

3.1. I destinatari devono segnalare con tempestività eventuali violazioni, evitando di agire autonomamente.

3.2. Le segnalazioni devono essere fatte responsabilmente, in buona fede e essere circostanziate con informazioni precise e adeguate in modo da risultare facilmente verificabili. Le Segnalazioni devono essere fatte con senso di responsabilità e dirette alla tutela di interessi comuni.

4. CANALI DI SEGNALAZIONE

4.1. La modalità di invio delle segnalazioni sono disponibili al seguente link con la possibilità di utilizzo del canale della piattaforma on line.

4.2. Nei casi previsti dal D.Lgs. 24/2023, art. 6, è possibile utilizzare il portale ANAC: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

5. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

5.1. Le segnalazioni vengono gestite dall'Organismo di Vigilanza con autonomia, indipendenza e rispetto della deontologia professionale.

5.2. Il Gestore valuta la pertinenza e fondatezza delle segnalazioni, rispettando Codice Etico e policy aziendali.

5.3. Garantisce:

- Anonimato del segnalante, salvo diversa indicazione
- Tracciabilità e conservazione sicura dei documenti
- Rispetto della normativa privacy

5.4. Analisi preliminare: verifica della sufficienza delle informazioni. Se non fondata, la segnalazione viene archiviata.

5.5. Approfondimento e istruttoria: se ritenuta fondata:

Il Gestore conferma la ricezione al segnalante
Può coinvolgere esperti o organi di controllo
Chiude l'istruttoria entro 3 mesi

5.6. Se coinvolge terzi, omette dati che rivelino l'identità del segnalante. I soggetti coinvolti seguono le stesse regole.

5.7. Esito:

- Archivia se la segnalazione è infondata

- Comunica l'esito e propone azioni correttive se fondata

- In caso di malafede del segnalante, propone sanzioni ai sensi del CCNL e del codice disciplinare.

6. TUTELA E RESPONSABILITÀ DEL SEGNALANTE

6.1. Chi segnala in buona fede è protetto da ritorsioni. Chi agisce contro questa regola può subire sanzioni.

6.2. Segnalazioni fatte in malafede comportano responsabilità disciplinari e contrattuali. Il segnalante che abbia proceduto alla segnalazione con dolo o colpa grave, abbia addotto violazioni rivelatisi false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque abbia agito al solo scopo di danneggiare la Società è passibile se lavoratore subordinato a procedimento disciplinare e nei casi più gravi al licenziamento per giusta causa. Qualora il segnalante sia un fornitore/collaboratore è prevista la possibilità della risoluzione del contratto di fornitura/collaborazione fatto salvo in ogni caso il risarcimento del danno provocato alla Società dalla condotta posta in essere.

7. RISERVATEZZA

7.1. Riservatezza totale su identità e contenuto delle segnalazioni, salvo consenso o obblighi di legge.

7.2. Le informazioni sono trattate secondo il regolamento Privacy aziendale sulla gestione delle informazioni.

8. TUTELA DEL SEGNALATO

8.1. Le segnalazioni sono documentate in forma scritta o audio.

8.2. Nessun procedimento disciplinare può essere avviato solo sulla base della mera segnalazione.

8.3. Il segnalato ha diritto a esporre la propria versione dei fatti.

9. RESOCONTO PERIODICO DEL GESTORE

9.1. Il Gestore presenta annualmente una relazione al Consiglio di Amministrazione e agli organi di controllo con i dati sulle segnalazioni ricevute e i relativi esiti, nel rispetto della riservatezza.

10. PUBBLICITÀ E ACCESSIBILITÀ

10.1. La procedura è pubblicata sul sito dell'azienda, accessibile anche a soggetti esterni che hanno rapporti con Webravo S.r.l.

Whistleblowing Procedure – Webravo S.r.l.

Reporting Channels

Webravo S.r.l. has established dedicated channels for reporting unlawful or improper conduct that may harm the public interest or the integrity of the company. These tools ensure the effectiveness of the report and the confidentiality of the whistleblower's identity, in compliance with privacy regulations.

The company prohibits any form of retaliation or discrimination against whistleblowers. Reports must be submitted via the online platform; the platform is managed by an independent third party, and reports will be received by the Supervisory Body (Organismo di Vigilanza). Information on how the reporting platform operates can be found at the following link.

1. SUBJECT MATTER

1.1. Pursuant to Law 179/2017 and Legislative Decree 24/2023, Webravo S.r.l. adopts this procedure to regulate the submission and management of reports. It prohibits retaliation against whistleblowers and provides for sanctions for those who violate protections or report in bad faith.

1.2. This procedure regulates:

The reporting methods and management processes, including the protections provided.
The role of the person/body in charge of receiving and verifying reports, with the aim of taking corrective or disciplinary actions when necessary.

2. DEFINITIONS

Report: A communication regarding possible violations sent as provided by this procedure.
Whistleblower: A natural person who submits a report within a work-related context.
Violations: Acts or omissions harmful to the public interest or the integrity of the company, in breach of laws or company policies.
Recipients: Employees, collaborators, members of corporate bodies, and shareholders of the Company. Also includes customers, suppliers, consultants, and partners.
Manager (Gestore): The entity in charge of managing reports is the Supervisory Body (Organismo di Vigilanza) pursuant to Legislative Decree 231/2001.

3. THE REPORT

3.1. Recipients must promptly report any violations, avoiding independent action.

3.2. Reports must be made responsibly, in good faith, and must be detailed with precise and adequate information to be easily verifiable. Reports must be made with a sense of responsibility and aimed at protecting common interests.

4. REPORTING CHANNELS

4.1. Methods for submitting reports are available at the following link, including the option to use the online platform channel.

4.2. In cases provided for by Art. 6 of Legislative Decree 24/2023, the ANAC portal may be used: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

5. MANAGEMENT OF REPORTS

5.1. Reports are managed by the Supervisory Body with autonomy, independence, and respect for professional ethics.

5.2. The Manager assesses the relevance and merit of the reports, respecting the Code of Ethics and company policies.

5.3. The Manager guarantees:

Anonymity of the whistleblower, unless otherwise indicated.
Traceability and secure storage of documents.
Compliance with privacy regulations.

5.4. Preliminary Analysis: Verification of the sufficiency of information. If unfounded, the report is archived.

5.5. Investigation: If deemed well-founded:

The Manager confirms receipt to the whistleblower.
May involve experts or supervisory bodies.
Concludes the investigation within 3 months.

5.6. If third parties are involved, data revealing the whistleblower's identity is omitted. Involved parties must follow the same confidentiality rules.

5.7. Outcome:

Archives if the report is unfounded.
Communicates the outcome and proposes corrective actions if well-founded.
In case of bad faith by the whistleblower, proposes sanctions in accordance with the National Collective Labor Agreement (CCNL) and the disciplinary code.

6. PROTECTION AND RESPONSIBILITY OF THE WHISTLEBLOWER

6.1. Anyone reporting in good faith is protected from retaliation. Anyone acting against this rule may be subject to sanctions.

6.2. Reports made in bad faith entail disciplinary and contractual liability. A whistleblower who proceeds with a report with intent (fraud) or gross negligence, or who provides false, unfounded, or defamatory information, or otherwise acts solely to damage the Company, is subject—if an employee—to disciplinary proceedings and, in the most serious cases, dismissal for cause. If the whistleblower is a supplier or collaborator, termination of the supply/collaboration contract is possible, without prejudice to the Company's right to seek compensation for damages.

7. CONFIDENTIALITY

7.1. Total confidentiality regarding the identity and content of reports, unless consent is given or required by law.

7.2. Information is processed according to the Company Privacy Regulation on information management.

8. PROTECTION OF THE REPORTED PERSON

8.1. Reports are documented in written or audio form.

8.2. No disciplinary proceedings may be initiated solely on the basis of a report alone.

8.3. The reported person has the right to present their version of the facts.

9. PERIODIC REPORTING BY THE MANAGER

9.1. The Manager submits an annual report to the Board of Directors and supervisory bodies containing data on reports received and their outcomes, while respecting confidentiality.

10. PUBLICITY AND ACCESSIBILITY

10.1. This procedure is published on the company website and is accessible to external parties who have relationships with Webravo S.r.l.